– Varje år tar vi emot uppemot 20 000 fakturor från olika leverantörer. Hanteringen av dessa innebär en hel del arbete, alltifrån att öppna kuvert till all övrig administration det för med sig. Det är en dyr och oprecis hantering och det är lätt att en faktura försvinner eller hamnar på fel ställe, säger Erik Edgren, CFO på Netel och fortsätter;
– Elektroskandia är en av våra största leverantörer (antal fakturor) och vi får cirka 2 000 fakturor från dem varje år. Därför var det naturligt för oss att kontakta dem för att se vilka möjligheter det fanns att istället kunna få fakturorna på elektronisk väg.
”Det är enkelt att spåra fakturor och vi kvalitetssäkrar vårt samarbete med Elektroskandia”
Elektroskandia arbetar med EDI eller Electronic Data Interchange med ett antal kunder. Det innebär att man kopplar ihop kundernas affärssystem med sitt eget, för att på så sätt effektivisera affärsrelationen.
– Det visade sig att Elektroskandia hade system för denna hantering så det var enkelt för oss att köra igång med detta. Vi började i september förra året och efter lite injusteringar så har det fungerat mycket smidigt.
Netel får XML-fakturor per mejl, till en speciell mejladress, två gånger i veckan. De läses in automatiskt av ekonomipersonalen på Netel och skickas sen ut till respektive ansvarig för attest.
– Det här fungerar bra och spar tid för oss. Har vi bara skrivit in rätt när vi beställer så sköter sig resten automatiskt. Vi är mycket nöjda med det här systemet. Det är enkelt att spåra fakturor och vi kvalitetssäkrar vårt samarbete med Elektroskandia. Vi hoppas framöver kunna få till liknande system med fler leverantörer, säger Erik Edgren.