Det finns totalt 145 000 ljuspunkter längs gator och vägar, på torg och i parker i Stockholm. Sedan 2003 har Elektroskandia haft ett Supply Chain Management avtal med Trafikkontoret inom Stockholms stad gällande all belysning och elmateriel. Samarbetet har utvecklats under åren och från och med april inleds en tredje avtalsperiod om 3 år plus 2 optionsår.

Anders Hedlund, belysningsingenjör och Per Gradin, ingenjör på Trafikkontoret Stockholms stad är ansvariga för samarbetet med Elektroskandia som Supply Chain Partner.

Anders Hedlund, belysningsingenjör och Per Gradin, ingenjör på Trafikkontoret Stockholms stad är ansvariga för samarbetet med Elektroskandia som Supply Chain Partner.

Per Gradin, ingenjör på Trafikkontoret Stockholms stad förvaltar avtalet med Elektroskandia och har varit med under hela avtalsperioden.

– Tidigare hade vi en egen materialförsörjningsorganisation som skötte lagerhållningen när det gällde all belysning, men i början av 2000-talet blev det beslutat att vi skulle utlokalisera den verksamheten. Vi gick därför ut på marknaden för att upphandla en ny lagerhållare. För att få hjälp i upphandlingsarbetet kontaktade vi logistikkonsulten Alfakonsult, berättar Per Gradin.

Flertal tjänster

Alfakonsult är Nordens ledande konsultföretag för effektivisering av flöden inom produktion, lager och distribution.

– Alfakonsult gjorde en utvärdering av vår verksamhet och de föreslog att vi även skulle ta över inköp av belysningsmateriel. På så sätt skulle vi kunna tillgodogöra oss rabatterna från leverantörerna istället för entreprenörena, som tidigare hade ansvarat för inköpen.

2002 gick Trafikkontoret ut i upphandling och 2003 skrev man avtal med Elektroskandia.

– Det här avtalet har ett unikt upplägg där vi förutom vår traditionella grossistroll även adderat ett flertal tjänster för att logistiskt kunna serva Trafikkontoret på bästa sätt, säger Dan-Erik Danielsson, kundsegmentschef Elnät på Elektroskandia. Vi ger mervärden i form av inköpsstöd, e-handel med användarstyrning, olika monteringstjänster, projektpackning och flexibla avropslösningar. Trafikkontoret nyttjar även vårt lagerhotell och vi upphandlar deras övriga produkter som behövs i projekten. En nyhet med det senaste avtalet är att vi i vårt lager- och affärssystem gör en komplett integration av Trafikkontorets kundspecifika belysningsmateriel. Nyckelordet i vårt samarbete kan uttryckas som ”Processutveckling”, bättre tillgänglighet av varor likväl som rätt information samtidigt som totalkostnaden sänks. Det är i sambetet med våra kunder som vi lär och utvecklas, här är vår affärsrelation med Trafikkontoret ett bra exempel.

Många fördelar för Trafikkontoret

Elektroskandias avtal med Trafikkontoret Stockholms stad gäller Supply Chain Management, vilket kan beskrivas som materialflödet och den kedja av processer som behövs för att skapa och leverera produkterna.

electroscandia-0631_2– Vårt samarbete med Elektroskandia innebär många fördelar jämfört med tidigare, säger Kalle Stamyr, projektledare och belysningsingenjör på Trafikkontoret. Nu har vi bara en kontaktväg vid beställning, vi kontrollerar hela materialmängden och vi vet vad vi har i lager. Speciellt i innerstan är det mycket specialmaterial, som t.ex. designade armaturer och stolpar med längre leveranstider.

Tidigare kunde byggen ibland bli stående i väntan på att armaturerna skulle levereras. Nu kan Trafikkontoret lägga ut det på avropsorder och snabbt få leverans av materiel när bygget väl kommer igång.

– En viktig fördel är givetvis att vi nu har direktkontakt med leverantörerna och kan förhandla priser, leveranstider etc. Det blir en smidigare hantering samtidigt som vi får en lägre kostnad för produktinköp och logistik, säger Kalle Stamyr.

Det går åt mycket lageryta till Trafikkontorets belysningsmateriel.

Det går åt mycket lageryta till Trafikkontorets belysningsmateriel.

Specialmateriel på Elektroskandias lagerhotell

Trafikkontoret har en hel del specialmateriel som gjutjärnsstolpar, eldrivna gaslyktor etc, som tidigare lagerhållits vid ett tredjepartslager. Detta ligger nu också hos Elektroskandia.

– Det förenklar mycket för oss att bara ha Elektroskandia som partner när det gäller vår logistik och materialförsörjning. Det spar oss en hel del tid och administrativt arbete. Vi får kontroll på såväl kostnader som logistik och materialflöden. Att med hjälp av Elektroskandia ta över kontrollen av materialinköpen innebär bara det en kostnadsinbesparing på cirka 15 miljoner kronor per år!, säger Per Gradin och fortsätter;

– Vårt omfattande samarbete har utvecklats mycket bra under åren och Elektroskandia är en lyhörd partner. Vi har ett öppet samarbete som verkligen fungerar bra.

electroscandia-0671_2

Fortsätta utveckla samarbetet

När Per Gradin går i pension 2013 kommer Anders Hedlund på Trafikkontoret vara den som är ansvarig för samarbetet med Elektroskandia som Supply Chain Partner.

– Det ska bli mycket spännande att tillsammans med Elektroskandias medarbetare fortsätta att utveckla vårt samarbete framöver, säger Anders Hedlund, belysningsingenjör strateg på Trafikkontoret. Vi har mycket spännande belysningsprojekt på gång i Stockholm de närmaste åren. Nu arbetar vi som bäst med att byta ut alla kvicksilverarmaturer till metallhalogen och LED. Vi har ett gammalt system med cirka 1000 belysningscentraler, från vilka all utomhusbelysning styrs, som behöver uppgraderas. Vi ser också över Stockholms övergripande belysning och vilka riktlinjer som ska gälla. Så nog finns det mycket för oss att ta tag i när det gäller belysning i Stockholm framöver.

”Vi får kontroll på såväl kostnader som logistik och materialflöden. Att med hjälp av Elektroskandia ta över kontrollen av materialinköpen innebär bara det en kostnadsinbesparing på cirka 15 miljoner kronor per år!”

IMG_0918_2

Teamwork på Elektroskandia

Affären med Trafikkontoret Stockholms stad innebär ett teamwork på Elektroskandia där många medarbetare är inblandade.

Daniel Hedlund, ansvarig utesäljare

– Jag har hela tiden mycket kontakt med de ansvariga på Trafikkontoret och vi träffas i genomsnitt en gång i veckan. Då följer vi upp order, ser över brister i beställningar och eventuella problem. Det är viktigt att det fungerar för alla involverade parter varför vi även har uppföljning med de entreprenörer som ska utföra arbetet. Allt för att det dagliga samarbetet ska flyta på så smidigt som möjligt.

– Unikt med vårt samarbete är den öppna affärsmodellen där vi tillsammans försöker spara pengar där det går. Vi arbetar bland annat med öppna fasta påslag. Logistiken är avgörande för att vi tillsammans ska kunna sänka våra kostnader och få ett effektivt materialflöde.

Patrik Eliasson, innesäljare

– Jag är Elektroskandias kontakt på insidan när det gäller det dagliga arbetet med Trafikkontoret och deras entreprenörer. Totalt rör det sig om cirka 2500 order per år och kanske 3500 olika avropsleveranser. Många av beställningarna är projektorder där vi förmonterat kabel och ljuskälla samt avprovat armaturen. Det är också mycket specialmateriel som de gjort bulkinköp av och förvarar på vårt lagerhotell. På så sätt kan de nyttja vår logistik även för det övriga materiel som krävs i projekten.

– Vi har ett nära samarbete med Trafikkontoret och fem gånger per år träffas vi för logistikutvecklingsmöten, då vi bland annat diskuterar materiel och leveranser. Vi träffar även deras entreprenörer ett par gånger varje år.

Lars-Göran Johansson, samordnare

– I mina uppgifter ingår att definitivboka order, skicka beställningar till leverantörer, få information om leveranstider, boka leveranstider, meddela Trafikkontoret och sen ha bevakning på alla leveranser. Mycket tillverkas på beställning så det kan vara 2-3 månaders leveranstid på viss materiel. Det är mycket leveransbevakning och mycket ligger också som avrop. Sen är det även en hel del armaturer (cirka 8500 per år) där det ska förmonteras kabel och ljuskällor samt avprovas.

Mats Blom, logistikutvecklare

– Jag har byggt upp ett system som hanterar förmontering och Trafikkontorets egna materiel som ligger på vårt lagerhotell. Här har vi skapat en databas, där deras artiklar ligger. De styr lagret men vi sköter om artiklarna och plockar in och ut. När det kommer till en beställningspunkt går det meddelande till Trafikkontoret att det är dags att beställa. Ofta kan det här vara udda artiklar som t.ex. gjutjärnshållare för belysningsarmaturer, som finns i Gamla Stan.

– Samarbetet med Trafikkontoret innebär en komplex logistik. De kan antingen köpa från oss, köpa från sig själva, från vårt lagerhotell, från ett annat externt lagerhotell de har sen tidigare eller köpa av utomstående leverantör. Produkterna kan alltså komma från fyra olika ställen på en och samma order, så transportmässigt kan det bli en stor apparat. I vårt nya avtal gör vi några strukturförändringar som kommer öka tillgängligheten och kundnyttan ytterligare. Exempelvis integrerar vi större delen av lagerhotellet i vårt lager- och affärssystem.